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會章

香港圖書館協會會章

I. 名稱及註冊地址

  1. 本會正式名稱為「香港圖書館協會」(簡稱「本會」)。
  2. 本會註冊地址為香港郵政總局郵政信箱10095。如獲社團註冊主任批准,理事會可更改本會註冊地址。

II. 香港圖書館協會宗旨

本會的宗旨是:

  1. 鼓勵製訂相關政策,以推動本港圖書館及資訊服務,其中包括就此類服務提供指引及標準。
  2. 作為圖書館及資訊工作的聯絡平台,並作為本港、內地以及其他地區的交流及溝通網絡。
  3. 維繫及代表本港所有圖書館及資訊工作從業員,並維護業界的權益。
  4. 推動本港圖書館及資訊工作的專業教育和培訓。

III. 會籍

  1. 本會會籍包括:
    1. 榮譽會士」:理事會認為曾對圖書館專業、資訊專業或本會作出傑出貢獻的人士,經理事會一致表決通過,並經任何一屆會員大會三分之二多數票確認,可獲此名銜。榮譽資深會員將獲頒證書,可於其姓名之後使用「HFHKLA」﹙即「香港圖書館協會榮譽會士」﹚稱銜,並可獲終身免費會籍。
    2. 「會士」︰凡符合以下條件之人士,將被載入名冊,並獲授證書以准許在其姓名之後使用「FHKLA」﹙即「香港圖書館協會會士」﹚稱銜,但其會籍必須持續而有效:
      1. 經由英國、美國、加拿大、澳洲、新西蘭或其他理事會所接受地區的相關法定專業團體授與專業資格後,於圖書館專業取得最少於十年工作經驗,並經理事會認定已達更高級別會籍的資格;
      2. 在香港從事圖書館專業工作最少三年,成為本會正式會員最少三年,並擔任本會理事或理事會屬下委員會成員最少兩年;
      3. 獲正式會員書面提名及和議,並獲理事會多數成員同意授予「會士」資格。
    3. 「專業會員」:凡符合以下條件之人士,將被載入名冊,並可於其姓名之後使用「MHKLA」﹙即「香港圖書館協會專業會員」﹚稱銜,但其會籍必須持續而有效:
      1. 已獲取某地相關法定專業協會認可並於當地有效的圖書館學或資訊科學學術資格。該資歷必須獲理事會認可為已達到圖書館或資訊工作的專業水平。
      2. 已完成圖書館學或資訊科學的正式課程,並取得獲理事會認可之圖書館學或資訊科學學士或以上學位。
      3. 已取得學士學位的副專業會員,並全職從事獲理事會認可的圖書館或資訊工作達五年,且在申請專業會籍之前,至少連續三年為本會副專業會員。
      4. 已註冊為香港政府認可檢定教員的副專業會員,並全職從事獲理事會認可的圖書館或資訊工作達五年,且在申請專業會籍之前,至少連續三年為本會副專業會員。
    4. 「副專業會員」:受僱於或積極參與理事會認可的圖書館、資料中心或相關工作,但未具備成為專業會員資格的人士。副專業會員並無表決權,亦不可擔任本會管理職務。副專業會員可於其姓名之後使用「AHKLA」﹙即「香港圖書館協會副專業會員」﹚稱銜,但其會籍必須持續而有效。
    5. 「團體會員」:關心圖書館或資訊服務的圖書館、社團、團體或組織。每一機構可指派其一名職員作為代表參加本會會議。該等代表並無表決權,亦不可擔任本會管理職務。
    6. 「學生會員」:現正就讀圖書館助理證書課程、 圖書館學文憑課程或其他圖書館學或資訊科學課程的學生。學生會員並無表決權,亦不可擔任本會管理職務。(2000年修訂)
    7. 「通訊會員」:曾具備個人會員資格的任何人士,現在不再為香港居民或不再積極參與理事會認可的圖書館、資料中心或相關工作。該等人士享有與其他個人會員相同的權利及待遇,但並無表決權,亦不可參選理事或擔任本會管理職務。(2001年增補)
  2. 接納會員
    根據第III(A)條所列條件,理事會有權接納符合資格人士為會員。
  3. 會員名冊
    會員名冊(「名冊」)須根據第III(A)條所列會籍類別建立。該名冊應由義務司庫保存。

IV. 理事會

  1. 理事會乃本會之管理及行政機構,並由本會管理人員(「管理人員」)及不超過十名由會員週年大會選出的其他理事所組成。
  2. 本會管理人員包括會長、副會長、義務秘書、義務司庫及其他理事會隨時認為需要的管理人員。
  3. 理事會可委任其他成員以填補於理事會任期內產生的空缺。委任理事須為本會專業會員。
  4. 理事會成員每兩年選舉一次。每屆會員週年大會須有五名理事卸任,但卸任理事可再參選連任。
  5. 由專業會員正式提議和附議的理事提名,須於會員週年大會之前兩個星期提交義務秘書。如接獲的提名不足以填補所有空缺,卸任理事會可自行向大會提名候選人。
  6. 如所接獲的提名人數超過空缺數目,則須於會員週年大會上以書面投票方式進行選舉。如提名人數等於空缺數目,則以舉手表決方式進行選舉。
  7. 如兩名或以上候選人所獲票數相等,則應提交他們的姓名以進行第二輪投票。在第二輪投票中,只可投票予其中一名候選人。如在第二輪投票或會長選舉中,兩名或以上候選人的票數相等,則應以抽籤方式決定選舉結果。
  8. 理事會須於新理事會的首次會議上委任副會長、義務秘書及義務司庫,而首次會議應於會員週年大會舉行後一個月內召開。
  9. 如會長辭職或不能履行職務,將由副會長於餘下任期內擔任會長職務。理事會隨後將從其成員中推選一名新副會長,並可透過委任另一專業會員以補齊理事會成員人數。
  10. 如義務司庫辭職或不能履行職務,理事會必須在兩個星期內從其成員中選舉另一名理事擔任義務司庫一職。
  11. 本會可透過會員特別大會的決議,在任何管理人員或理事任期屆滿前將其免職,並推選另一專業會員接替其職位。
  12. 所有理事會會議的法定人數為五人。
  13. 理事會可委任一般不少於三名成員的委員會。該等委員會可為專責委員會或常設委員會。委員會主席須由理事擔任。委員會成員無須為本會專業會員。理事會應在必要時填補委員會的空缺。當填補某一理事空缺時,並不代表該新任理事可以自動填補其前任曾經擔任而已被替代的委員會成員空缺。
  14. 理事會會議記錄應由義務秘書保存。
  15. 理事會應獲授權以本會經費聘請專業顧問,與及秘書或文書助理。

V. 會議

  1. 週年會員大會應於每年十二月召開。
  2. 義務秘書須派發會員週年大會通知書與及經審計之財務報表副本予本會會員。週年大會通知書應於會議舉行日期至少十四天前發出,並須例明會議日期、時間和地點,與及大會議程。
  3. 週年會員大會之議程應包括提交上一財政年度的理事會年報及經審計之收支賬目,以及選舉下一年的會長、理事及義務核數師。
  4. 週年會員大會一般由會長、副會長或其中一位管理人員主持。如無管理人員出席會議,則專業會員可從他們其中挑選一人作為該次會議的主席。
  5. 週年會員大會的法定人數為二十五名具表決權會員。如在所通知的開會時間半小時內未達法定人數,週年會員大會將延期不超過一個月舉行,並應向所有會員發出至少十四天的書面通知,通知延會的日期、時間及地點。如在所通知的開會時間半小時內未達法定人數,則不論出席會議的人數如何,該會議將如期召開。在少於二十五名具表決權成員出席的延會所作的任何決定,必須獲專業會員以郵遞投票方式大比數贊成,方可確定。
  6. 每名專業會員擁有一票表決權。會員只可親身投票,除非專業會員因生病或其他充份理由而不能出席會議,則可於會議召開前至少七天向理事會申請由代表代為投票。理事會可按情況同意或拒絕該等申請。
  7. 會議主席擁有投票權。如果任何提議的贊成票與反對票數目相等,主席可有權投額外的決定票。
  8. 在週年會員大會上,付諸表決的動議(選舉管理人員及理事會的動議除外),除非有至少三名專業會員要求以書面投票,否則應透過由專業會員以舉手方式進行表決。如要進行書面投票,則投票應按主席指示之方式進行。由主席宣佈某動議是否已獲通過,並記載於會議記錄中,將為該動議結果的最終證據。
  9. 理事會可就任何特定理由、或因應至少二十五名專業會員向義務秘書提出的書面請求,隨時召開特別會員大會。該等請求必須述明要求召開特別會員大會之原因。依據上述條件,義務秘書在接獲有效請求後會召開特別會員大會,而除非因特別會員大會擬處理之事務十分緊急而須豁免十四天通知的規定,否則須向全體會員發出不少於十四天的通知。
  10. 週年會員大會程序適用於特別會員大會。
  11. 理事會會議開會通告應於開會七天前發予全體理事。
  12. 理事會將決定本會所有專業聚會,例如研討會、講座等的通告、時間、日期、地點及程序。
  13. 海外訪客可應本會邀請參加本會聚會。未經理事會批准,本地非會員一律不得參加。
  14. 不得在一般聚會上提出討論任何正式決議。

VI.    財務

      1. 會費可隨時由週年會員大會或特別會員大會釐定。期刊訂購費及其他費用則應由理事會隨時釐定。
      2. 初次入會費須在會籍獲得接納後立即支付,此後則於每年一月一日到期繳付。會費的支付將受到監督。理事會可決定何時須收取逾期費用與及所須金額。每年六月三十日以後入會的新會員只需繳付該年一半的會費。
      3. 如任何會員在發出最後通知後仍未支付會費,理事會會將其從會員名冊中除名。
      1. 義務司庫負責收取所有應付本會的款項,按理事會指示作出付款,及按理事會指示備存所有收款、付款、資產及負債的賬目。
      2. 義務司庫應保管一個不超過理事會指定金額的小額現金戶口,以應付本會業務所需的雜項及臨時開支。
      3. 所有支票應由下述人士中的一人,即會長、副會長、義務秘書或義務司庫代表本會簽發。
      4. 本會經費衹可用於應付本會之開支,與及舉辦理事會認為符合本會宗旨的活動。
      5. 本會財政年度於每年十月三十一日終結。
      6. 本會會保障管理人員及理事,使其對履行本會職務時所導致的一切損失及開支免於負責,但不包括因其故意失職或疏忽而引起的損失及開支。
      1. 義務核數師於週年會員大會上被提名並附議。理事會成員不可同時兼任義務核數師。非本會會員有資格獲選為義務核數師。
      2. 義務核數師有權於一切合理時間內取閱本會的賬簿及賬目,並有權向本會的理事會及管理人員索取執行核數師職責所需的資料及相關說明。
      3. 每年度收支賬目須經義務核數師核實,表明資產負債表是否妥為編製,並如實反映本會的財務狀況。該賬目須於每年十一月三十日前提交理事會。

VII. 會章修訂

  1. 會章的重大修訂衹可由週年會員大會或特別會員大會作出。細微的修訂則可在理事會同意的期限內以傳閱提案方式作出。
  2. 會章的任何修訂建議須由專業會員以書面形式向義務秘書提議及附議。建議的詳情及開會通知須在會議召開前至少十四天發給會員。
  3. 會章的修訂必須經出席會員大會且擁有表決權的三分之二多數會員通過,並須根據《香港法例》第151章《社團條例》及《社團規則》,取得社團註冊主任的批准。

VIII. 解散

  1. 本會衹可根據第V(I)條所召開的特別會員大會所作決議解散或與其他組織合併,而該決議須以郵遞投票方式獲全體會員的三分之二多數確認。理事會將委任義務核數師及其兩名理事擔任該次投票的監票人。
  2. 本會如根據上述情況決定解散或與其他組織合併,則須另行召開一次最後特別會員大會,以決定如果處理本會在付清所有債務後的任何剩餘資產。因此一份經審計的賬目報表應在最後會員大會前至少一個星期備妥並發給全體會員。

本組織章程自2009年12月11日起生效。

HKLA CONSTITUTION

1-04-86 修訂
28-04-86 修訂
03-06-86 修訂
02-09-86 修訂
27-09-87 修訂
01-06-88 修訂
14-12-90 修訂
01-06-91 修訂
04-03-92 修訂
08-12-94 修訂
07-12-00 修訂
11-12-01 修訂
16-12-03 修訂
11-12-09 修訂