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会章

香港图书馆协会会章

I. 名称及注册地址

  1. 本会正式名称为「香港图书馆协会」(简称「本会」)。
  2. 本会注册地址为香港邮政总局邮政信箱10095。如获社团注册主任批准,理事会可更改本会注册地址。

II. 香港图书馆协会宗旨

本会的宗旨是:

  1. 鼓励制订相关政策,以推动本港图书馆及资讯服务,其中包括就此类服务提供指引及标准。
  2. 作为图书馆及资讯工作的联络平台,并作为本港、内地以及其他地区的交流及沟通网络。
  3. 维系及代表本港所有图书馆及资讯工作从业员,并维护业界的权益。
  4. 推动本港图书馆及资讯工作的专业教育和培训。

III. 会籍

  1. 本会会籍包括:
    1. 荣誉会士」:理事会认为曾对图书馆专业、资讯专业或本会作出杰出贡献的人士,经理事会一致表决通过,并经任何一届会员大会三分之二多数票确认,可获此名衔。荣誉资深会员将获颁证书,可于其姓名之后使用「HFHKLA」﹙即「香港图书馆协会荣誉会士」﹚称衔,并可获终身免费会籍。
    2. 「会士」︰凡符合以下条件之人士,将被载入名册,并获授证书以准许在其姓名之后使用「FHKLA」﹙即「香港图书馆协会会士」﹚称衔,但其会籍必须持续而有效:
      1. 经由英国、美国、加拿大、澳洲、新西兰或其他理事会所接受地区的相关法定专业团体授与专业资格后,于图书馆专业取得最少于十年工作经验,并经理事会认定已达更高级别会籍的资格;
      2. 在香港从事图书馆专业工作最少三年,成为本会正式会员最少三年,并担任本会理事或理事会属下委员会成员最少两年;
      3. 获正式会员书面提名及和议,并获理事会多数成员同意授予「会士」资格。
    3. 「专业会员」:凡符合以下条件之人士,将被载入名册,并可于其姓名之后使用「MHKLA」﹙即「香港图书馆协会专业会员」﹚称衔,但其会籍必须持续而有效:
      1. 已获取某地相关法定专业协会认可并于当地有效的图书馆学或资讯科学学术资格。该资历必须获理事会认可为已达到图书馆或资讯工作的专业水平。
      2. 已完成图书馆学或资讯科学的正式课程,并取得获理事会认可之图书馆学或资讯科学学士或以上学位。
      3. 已取得学士学位的副专业会员,并全职从事获理事会认可的图书馆或资讯工作达五年,且在申请专业会籍之前,至少连续三年为本会副专业会员。
      4. 已注册为香港政府认可检定教员的副专业会员,并全职从事获理事会认可的图书馆或资讯工作达五年,且在申请专业会籍之前,至少连续三年为本会副专业会员。
    4. 「副专业会员」:受雇于或积极参与理事会认可的图书馆、资料中心或相关工作,但未具备成为专业会员资格的人士。副专业会员并无表决权,亦不可担任本会管理职务。副专业会员可于其姓名之后使用「AHKLA」﹙即「香港图书馆协会副专业会员」﹚称衔,但其会籍必须持续而有效。
    5. 「团体会员」:关心图书馆或资讯服务的图书馆、社团、团体或组织。每一机构可指派其一名职员作为代表参加本会会议。该等代表并无表决权,亦不可担任本会管理职务。
    6. 「学生会员」:现正就读图书馆助理证书课程、 图书馆学文凭课程或其他图书馆学或资讯科学课程的学生。学生会员并无表决权,亦不可担任本会管理职务。(2000年修订)
    7. 「通讯会员」:曾具备个人会员资格的任何人士,现在不再为香港居民或不再积极参与理事会认可的图书馆、资料中心或相关工作。该等人士享有与其他个人会员相同的权利及待遇,但并无表决权,亦不可参选理事或担任本会管理职务。(2001年增补)
  2. 接纳会员
    根据第III(A)条所列条件,理事会有权接纳符合资格人士为会员。
  3. 会员名册
    会员名册(「名册」)须根据第III(A)条所列会籍类别建立。该名册应由义务司库保存。

IV. 理事会

  1. 理事会乃本会之管理及行政机构,并由本会管理人员(「管理人员」)及不超过十名由会员周年大会选出的其他理事所组成。
  2. 本会管理人员包括会长、副会长、义务秘书、义务司库及其他理事会随时认为需要的管理人员。
  3. 理事会可委任其他成员以填补于理事会任期内产生的空缺。委任理事须为本会专业会员。
  4. 理事会成员每两年选举一次。每届会员周年大会须有五名理事卸任,但卸任理事可再参选连任。
  5. 由专业会员正式提议和附议的理事提名,须于会员周年大会之前两个星期提交义务秘书。如接获的提名不足以填补所有空缺,卸任理事会可自行向大会提名候选人。
  6. 如所接获的提名人数超过空缺数目,则须于会员周年大会上以书面投票方式进行选举。如提名人数等于空缺数目,则以举手表决方式进行选举。
  7. 如两名或以上候选人所获票数相等,则应提交他们的姓名以进行第二轮投票。在第二轮投票中,只可投票予其中一名候选人。如在第二轮投票或会长选举中,两名或以上候选人的票数相等,则应以抽签方式决定选举结果。
  8. 理事会须于新理事会的首次会议上委任副会长、义务秘书及义务司库,而首次会议应于会员周年大会举行后一个月内召开。
  9. 如会长辞职或不能履行职务,将由副会长于余下任期内担任会长职务。理事会随后将从其成员中推选一名新副会长,并可透过委任另一专业会员以补齐理事会成员人数。
  10. 如义务司库辞职或不能履行职务,理事会必须在两个星期内从其成员中选举另一名理事担任义务司库一职。
  11. 本会可透过会员特别大会的决议,在任何管理人员或理事任期届满前将其免职,并推选另一专业会员接替其职位。
  12. 所有理事会会议的法定人数为五人。
  13. 理事会可委任一般不少于三名成员的委员会。该等委员会可为专责委员会或常设委员会。委员会主席须由理事担任。委员会成员无须为本会专业会员。理事会应在必要时填补委员会的空缺。当填补某一理事空缺时,并不代表该新任理事可以自动填补其前任曾经担任而已被替代的委员会成员空缺。
  14. 理事会会议记录应由义务秘书保存。
  15. 理事会应获授权以本会经费聘请专业顾问,与及秘书或文书助理。

V. 会议

  1. 周年会员大会应于每年十二月召开。
  2. 义务秘书须派发会员周年大会通知书与及经审计之财务报表副本予本会会员。周年大会通知书应于会议举行日期至少十四天前发出,并须例明会议日期、时间和地点,与及大会议程。
  3. 周年会员大会之议程应包括提交上一财政年度的理事会年报及经审计之收支账目,以及选举下一年的会长、理事及义务核数师。
  4. 周年会员大会一般由会长、副会长或其中一位管理人员主持。如无管理人员出席会议,则专业会员可从他们其中挑选一人作为该次会议的主席。
  5. 周年会员大会的法定人数为二十五名具表决权会员。如在所通知的开会时间半小时内未达法定人数,周年会员大会将延期不超过一个月举行,并应向所有会员发出至少十四天的书面通知,通知延会的日期、时间及地点。如在所通知的开会时间半小时内未达法定人数,则不论出席会议的人数如何,该会议将如期召开。在少于二十五名具表决权成员出席的延会所作的任何决定,必须获专业会员以邮递投票方式大比数赞成,方可确定。
  6. 每名专业会员拥有一票表决权。会员只可亲身投票,除非专业会员因生病或其他充份理由而不能出席会议,则可于会议召开前至少七天向理事会申请由代表代为投票。理事会可按情况同意或拒绝该等申请。
  7. 会议主席拥有投票权。如果任何提议的赞成票与反对票数目相等,主席可有权投额外的决定票。
  8. 在周年会员大会上,付诸表决的动议(选举管理人员及理事会的动议除外),除非有至少三名专业会员要求以书面投票,否则应透过由专业会员以举手方式进行表决。如要进行书面投票,则投票应按主席指示之方式进行。由主席宣布某动议是否已获通过,并记载于会议记录中,将为该动议结果的最终证据。
  9. 理事会可就任何特定理由、或因应至少二十五名专业会员向义务秘书提出的书面请求,随时召开特别会员大会。该等请求必须述明要求召开特别会员大会之原因。依据上述条件,义务秘书在接获有效请求后会召开特别会员大会,而除非因特别会员大会拟处理之事务十分紧急而须豁免十四天通知的规定,否则须向全体会员发出不少于十四天的通知。
  10. 周年会员大会程序适用于特别会员大会。
  11. 理事会会议开会通告应于开会七天前发予全体理事。
  12. 理事会将决定本会所有专业聚会,例如研讨会、讲座等的通告、时间、日期、地点及程序。
  13. 海外访客可应本会邀请参加本会聚会。未经理事会批准,本地非会员一律不得参加。
  14. 不得在一般聚会上提出讨论任何正式决议。

VI.    财务

      1. 会费可随时由周年会员大会或特别会员大会厘定。期刊订购费及其他费用则应由理事会随时厘定。
      2. 初次入会费须在会籍获得接纳后立即支付,此后则于每年一月一日到期缴付。会费的支付将受到监督。理事会可决定何时须收取逾期费用与及所须金额。每年六月三十日以后入会的新会员只需缴付该年一半的会费。
      3. 如任何会员在发出最后通知后仍未支付会费,理事会会将其从会员名册中除名。
      1. 义务司库负责收取所有应付本会的款项,按理事会指示作出付款,及按理事会指示备存所有收款、付款、资产及负债的账目。
      2. 义务司库应保管一个不超过理事会指定金额的小额现金户口,以应付本会业务所需的杂项及临时开支。
      3. 所有支票应由下述人士中的一人,即会长、副会长、义务秘书或义务司库代表本会签发。
      4. 本会经费只可用于应付本会之开支,与及举办理事会认为符合本会宗旨的活动。
      5. 本会财政年度于每年十月三十一日终结。
      6. 本会会保障管理人员及理事,使其对履行本会职务时所导致的一切损失及开支免于负责,但不包括因其故意失职或疏忽而引起的损失及开支。
      1. 义务核数师于周年会员大会上被提名并附议。理事会成员不可同时兼任义务核数师。非本会会员有资格获选为义务核数师。
      2. 义务核数师有权于一切合理时间内取阅本会的账簿及账目,并有权向本会的理事会及管理人员索取执行核数师职责所需的资料及相关说明。
      3. 每年度收支账目须经义务核数师核实,表明资产负债表是否妥为编制,并如实反映本会的财务状况。该账目须于每年十一月三十日前提交理事会。

VII. 会章修订

  1. 会章的重大修订只可由周年会员大会或特别会员大会作出。细微的修订则可在理事会同意的期限内以传阅提案方式作出。
  2. 会章的任何修订建议须由专业会员以书面形式向义务秘书提议及附议。建议的详情及开会通知须在会议召开前至少十四天发给会员。
  3. 会章的修订必须经出席会员大会且拥有表决权的三分之二多数会员通过,并须根据《香港法例》第151章《社团条例》及《社团规则》,取得社团注册主任的批准。

VIII. 解散

  1. 本会只可根据第V(I)条所召开的特别会员大会所作决议解散或与其他组织合并,而该决议须以邮递投票方式获全体会员的三分之二多数确认。理事会将委任义务核数师及其两名理事担任该次投票的监票人。
  2. 本会如根据上述情况决定解散或与其他组织合并,则须另行召开一次最后特别会员大会,以决定如果处理本会在付清所有债务后的任何剩余资产。因此一份经审计的账目报表应在最后会员大会前至少一个星期备妥并发给全体会员。

本组织章程自2009年12月11日起生效。

HKLA CONSTITUTION

1-04-86 修订
28-04-86 修订
03-06-86 修订
02-09-86 修订
27-09-87 修订
01-06-88 修订
14-12-90 修订
01-06-91 修订
04-03-92 修订
08-12-94 修订
07-12-00 修订
11-12-01 修订
16-12-03 修订
11-12-09 修订